1. OBJETIVO

Este documento objetiva discorrer sobre as atividades e procedimentos realizados no ambiente interno da Auxiliadora Previdência referentes à sustentabilidade.

2. ABRANGÊNCIA

Este documento é aplicável a todos os departamentos da Auxiliadora Previdência.

3. PAPEIS E RESPONSABILIDADES

3.1. Caberá a Auditoria Interna da Auxiliadora Previdência:

• Avaliar o cumprimento de leis, regulamentos e resoluções relativas à Sustentabilidade.
• Auditar semestralmente a adequação dos controles internos, avaliando e propondo melhorias, caso necessário.

3.2. Caberá ao Comitê de Controles Internos da Auxiliadora Previdência:

• Assessorar o Gestor de Riscos;
• Acompanhar a implementação de planos de ação ou medidas corretivas que visem sanear deficiências relativas à garantia do disposto neste documento.
• Orientar e monitorar o Gestor de Riscos no cumprimento dos procedimentos dispostos na circular referida neste documento.

3.3. Caberá ao Conselho da Auxiliadora Previdência:

• Zelar pela disseminação da cultura de incentivo a práticas sustentáveis.
• Promover o alinhamento das operações da supervisionada à política de sustentabilidade.
• Prover as diversas unidades organizacionais com a estrutura organizacional e os recursos materiais e humanos necessários à adequada gestão dos riscos e operacionalização dos controles associados a suas respectivas atividades.

3.4. Caberá ao Diretor de Controles Internos da Auxiliadora Previdência:

• Orientar e Supervisionar as atividades realizadas pelo Departamento de Gestão de Riscos.
• Disseminar a cultura ética e de sustentabilidade entre os colaboradores.
• Prover o referido departamento com os recursos necessários ao adequado desempenho de suas atividades.
• Informar periodicamente, e sempre que considerar necessário, os órgãos de administração de quaisquer assuntos materiais relativos a controles internos, gestão de riscos e sustentabilidade.

3.5. Caberá ao Gerente Geral da Auxiliadora Previdência:

• Organizar ações e medidas de conscientização e de capacitação em assuntos relacionados à sustentabilidade e diversidade.
• Organizar ações para adequação à legislação e regulamentos aplicáveis a Entidade.
• Reportar ao conselho caso haja comprovação de não conformidade dos procedimentos e normas da empresa.
• Garantir que medidas corretivas sejam tomadas caso seja detectadas falhas do cumprimento neste normativo.

3.6. Caberá a Gestora de Riscos da Auxiliadora Previdência:

• Auxiliar na informação e na capacitação dos colaboradores da supervisionada com relação à sustentabilidade e diversidade no ambiente de trabalho.
• Assegurar à conformidade legal e regulatória a temática em questão.
• Identificar os processos de trabalho associados aos principais riscos de sustentabilidade e avaliá-los periodicamente quanto à efetividade dos controles utilizados, inclusive com relação à suficiência e adequação dos recursos materiais e humanos envolvidos.
• Definir os planos de ação para mitigação de riscos identificados classificados como “Risco Moderado” e/ou “Risco Alto”.
• Elaborar o estudo de materialidade da Entidade.
• Desenvolver anualmente o Relatório de Sustentabilidade.
• Acompanhar e monitorar a implementação de planos de ação ou medidas corretivas que visem a sanar e/ou minimizar as deficiências relacionadas com a gestão de riscos de sustentabilidade e seus e controles mitigatórios.

3.7. Caberá aos Gestores da Auxiliadora Previdência:

• Assegurarem a conformidade legal e regulatória dos processos realizados no departamento que referem-se a sustentabilidade, diversidade e inclusão.
• Informarem a gerência da Entidade qualquer irregularidade identificada no decorrer da realização das atividades no departamento.

3.8. Caberá a Todos os Colaboradores da Auxiliadora Previdência:

• Lerem o documento em questão.
• Compreenderem os procedimentos e orientações dadas/disponibilizadas para incentivo a realização de práticas sustentáveis.
• Cumprirem as regras de conduta dispostas no Código de Conduta e Ética da Entidade.

4. PRINCIPAIS CONCEITOS

4.1. CÓDIGO DE CONDUTA – Conjunto de regras para orientar e disciplinar a conduta de um grupo específico de pessoas. 4.2. CONDUTA – Manifestação do comportamento/modo como um indivíduo ou grupo se comporta perante a sociedade, tendo como base as crenças, culturas, valores morais e éticos que seguem. 4.3. ESTRUTURA DE GESTÃO DE RISCOS (EGR) – Conjunto de componentes que fornecem os fundamentos e os arranjos organizacionais para a concepção, implementação, operacionalização, monitoramento, análise crítica e melhoria contínua da gestão de riscos através de toda a organização. 4.4. GESTÃO DE RISCOS – Processos e procedimentos empregados de forma coordenada para identificar, avaliar, mensurar, tratar, monitorar e reportar os riscos da organização, tendo por base a adequada compreensão dos tipos de risco, de suas características e interdependências, das fontes de riscos e de seu potencial impacto sobre o negócio. 4.5. ÓRGÃO DE ADMINISTRAÇÃO – Diretoria. 4.6. RISCOS AMBIENTAIS – Possibilidade de ocorrência de perdas ocasionadas por eventos associados à degradação do meio ambiente, incluindo o uso excessivo de recursos naturais; 4.7. RISCOS CLIMÁTICOS – Em suas vertentes: a) riscos climáticos físicos: possibilidade de ocorrência de perdas ocasionadas por eventos associados a intempéries frequentes e severas ou a alterações ambientais de longo prazo, que possam ser relacionadas a mudanças em padrões climáticos; b) riscos climáticos de transição: possibilidade de ocorrência de perdas ocasionadas por eventos associados ao processo de transição para uma economia de baixo carbono, em que a emissão de gases do efeito estufa é reduzida ou compensada e os mecanismos naturais de captura desses gases são preservados; e c) riscos climáticos de litígio: possibilidade de perdas ocasionadas por sinistros em seguros de responsabilidade ou ações diretas contra a supervisionada, ambos em função de falhas na gestão de riscos climáticos físicos ou de transição; 4.8. RISCOS SOCIAIS – Possibilidade de ocorrência de perdas ocasionadas por eventos associados à violação de direitos e garantias fundamentais ou a atos lesivos a interesse comum 4.9. RISCOS DE SUSTENTABILIDADE – Conjunto dos riscos climáticos, ambientais e sociais. 4.10. SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS (SCI) – Conjunto de componentes que fornecem os fundamentos e os arranjos organizacionais para a concepção, implementação, operacionalização, monitoramento, análise crítica e melhoria contínua dos controles internos através de toda a organização; 4.11. SUSEP – Órgão responsável pelo controle e fiscalização dos mercados de seguro, previdência privada aberta, capitalização e resseguro;

5. POLÍTICA DE SUSTENTABILIDADE

5.1. Princípios e Diretrizes

5.1.1. Princípios Gerais

• Desenvolver as atividades em conformidade com as diretrizes do órgão regulamentador e demais legislações ambientais e trabalhistas.
• Investir na capacitação e conscientização dos colaboradores, promovendo a capacitação em relação às questões socioambientais, incentivando a adoção de práticas sustentáveis no ambiente de trabalho e contribuindo para a formação de uma cultura empresarial sustentável.
• Divulgar os produtos sempre de forma clara, transparente e ética aos clientes e possíveis clientes.
• Realizar diligências antes da concretização de qualquer fechamento de contrato.
• Realizar periodicamente análises referentes ao mapeamento, gestão e monitoramento de riscos socioambientais, identificando e avaliando os riscos para adotar medidas para minimizá-los.
• Dispor de uma governança corporativa robusta e transparente, que busca continuamente melhorar o desempenho de atividades nos referidos aspectos deste tópico: aspectos ambientais, sociais e climáticos.
• Desenvolver um estudo de materialidade para identificar, avaliar e classificar, por níveis de materialidade, os riscos de sustentabilidade que a Entidade se encontra exposta.

5.1.2. Risco Ambiental

• Monitorar continuamente os impactos socioambientais nas operações e atividades realizadas internamente.
• Gerenciar todos os descartes de resíduos objetivando reduzir o impacto negativo no meio ambiente.

5.1.3. Risco Climático

• Revisar e monitorar anualmente os riscos relacionados ás mudanças climáticas, quando identificados.
• Incentivar através de diversos meios de comunicação informativos e práticas para diminuição da emissão de gás carbônico.

5.1.4. Risco Social

• Assumir a responsabilidade pelos impactos sociais e ambientais existentes no ambiente interno.
• Incentivar os colaboradores a adotarem práticas sustentáveis em suas atividades.
• Adotar práticas éticas e regras de conduta, objetivando melhorar a transparência e a integridade perante aos colaboradores e partes interessadas.
• Cuidar da saúde mental e mental dos colaboradores.
• Zelar pela segurança dos colaboradores e clientes que frequentam a Aux.

6. MEDIDAS DE INCENTIVO

6.1. Ambientais

• Consumo Sustentável
  • Realizamos continuamente a capacitação e divulgação de práticas de uso consciente de água, energia e matérias primas aos nossos colaboradores.
  • Adotamos diversas práticas sustentáveis, como a utilização de canecas, garrafinhas e demais materiais sólidos, objetivando reduzir o consumo de plásticos e descartáveis dentro da Entidade.
  • Estimulados a utilização de documentos digitais/digitalizados nos processos e atividades realizadas no ambiente interno.
  • Incentivamos frequentemente o reaproveitamento de folhas de papel em casos de impressão/utilização de rascunhos.
• Descarte de Resíduos e Materiais Eletrônicos de forma consciente
  • Realizamos o descarte de materiais eletrônicos separadamente dos demais materiais/resíduos.

6.2. Climáticos

• Realizamos continuamente a capacitação e divulgação de práticas de uso consciente de água, energia e matérias primas aos nossos colaboradores.

6.3. Sociais

• Incentivo a práticas de melhoria da qualidade de vida
  • Adotamos práticas para melhoria da qualidade de vida dos colaboradores:
    • Facultamos o formato híbrido de trabalho.
    • Disponibilizamos um ambiente adequado de trabalho, com boa ventilação, iluminação adequada, cadeiras ergonômicas além de outras medidas de segurança e saúde no trabalho.
    • Promovemos internamente uma cultura organizacional positiva, com valores, regras de conduta e comunicação transparente.
    • Oferecemos continuamente oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento profissional nos programas internos da Entidade.
• Diversidade
  • Promovemos a diversidade e inclusão em todas as nossas operações e atividades realizadas no ambiente interno, garantindo a igualdade de oportunidades e respeitando as diferenças de gênero, raça, orientação sexual e afins.
  • Disseminamos frequentemente através de postagens, ações, normatizações, treinamentos e outras ferramentas a importância da referida temática e os impactos positivos da cultura de inclusão em nossa Entidade.

7. RELATÓRIO DE SUSTENTABILIDADE

7.1. Desenvolvemos anualmente um relatório de sustentabilidade abrangendo as ações realizadas referentes à temática durante o ano, e se houver, os resultados obtidos no semestre anterior e os esperados para o atual; 7.2. Consideramos os aspectos mais relevantes relativos à gestão dos riscos de sustentabilidade e os principais riscos identificados, objetivando mitiga-los e reduzir os impactos de uma possível materialização desses eventos. 7.3. Pontuamos também sobre as atividades e processos realizadas dentro da Entidade objetivando identificar aspectos de melhoria, falhas, oportunidades e gargalos existentes. 7.4. Desenvolvemos o relatório com data base de 31 de dezembro de cada ano e divulgamos em nosso site até o dia 30 de abril de cada exercício, para acesso do publico externo.

8. DOCUMENTO REFERÊNCIA

Este documento foi desenvolvido especificamente para atendimento a Circular Susep nº 666 de 27 de Junho de 2022.

9. DIVULGAÇÃO E DISPOSIÇÕES FINAIS

9.1. Este Manual Interno deverá ser disponibilizado ao público externo no site da Entidade. 9.2. O referido documento entrará em vigor em 01 de Abril de 2023, e deverá ser reavaliado a cada três anos ou sempre que houver necessidade.