1.OBJETIVO
Este documento objetiva discorrer sobre as atividades e procedimentos realizados no ambiente interno da Auxiliadora Previdência referentes à sustentabilidade.
2.ABRANGÊNCIA
Este documento é aplicável a todos os departamentos da Auxiliadora Previdência.
3.PAPEIS E RESPONSABILIDADES
3.1.Caberá a Auditoria Interna da Auxiliadora Previdência:
3.1.1.Avaliar o cumprimento de leis, regulamentos e resoluções relativas à Sustentabilidade.
3.1.2.Auditar semestralmente a adequação dos controles internos, avaliando e propondo melhorias, caso necessário.
3.2.Caberá ao Comitê de Controles Internos da Auxiliadora Previdência:
3.2.1.Assessorar o Gestor de Riscos;
3.2.2.Acompanhar a implementação de planos de ação ou medidas corretivas que visem sanear deficiências relativas à garantia do disposto neste documento.
3.2.3.Orientar e monitorar o Gestor de Riscos no cumprimento dos procedimentos dispostos na circular referida neste documento.
3.3.Caberá ao Conselho da Auxiliadora Previdência:
3.3.1.Zelar pela disseminação da cultura de incentivo a práticas sustentáveis.
3.3.2.Promover o alinhamento das operações da supervisionada à política de sustentabilidade.
3.3.3.Prover as diversas unidades organizacionais com a estrutura organizacional e os recursos materiais e humanos necessários à adequada gestão dos riscos e operacionalização dos controles associados a suas respectivas atividades.
3.4.Caberá ao Diretor de Controles Internos da Auxiliadora Previdência:
3.4.1.Orientar e Supervisionar as atividades realizadas pelo Departamento de Gestão de Riscos.
3.4.2.Disseminar a cultura ética e de sustentabilidade entre os colaboradores.
3.4.3.Prover o referido departamento com os recursos necessários ao adequado desempenho de suas atividades.
3.4.4.Informar periodicamente, e sempre que considerar necessário, os órgãos de administração de quaisquer assuntos materiais relativos a controles internos, gestão de riscos e sustentabilidade.
3.5.Caberá ao Gerente Geral da Auxiliadora Previdência:
3.5.1.Organizar ações e medidas de conscientização e de capacitação em assuntos relacionados à sustentabilidade e diversidade.
3.5.2.Organizar ações para adequação à legislação e regulamentos aplicáveis a Entidade.
3.5.3.Reportar ao conselho caso haja comprovação de não conformidade dos procedimentos e normas da empresa.
3.5.4.Garantir que medidas corretivas sejam tomadas caso seja detectadas falhas do cumprimento neste normativo.
3.6.Caberá a Gestora de Riscos da Auxiliadora Previdência:
3.6.1.Auxiliar na informação e na capacitação dos colaboradores da supervisionada com relação à sustentabilidade e diversidade no ambiente de trabalho.
3.6.2.Assegurar à conformidade legal e regulatória a temática em questão.
3.6.3.Identificar os processos de trabalho associados aos principais riscos de sustentabilidade e avaliá-los periodicamente quanto à efetividade dos controles utilizados, inclusive com relação à suficiência e adequação dos recursos materiais e humanos envolvidos.
3.6.4.Definir os planos de ação para mitigação de riscos identificados classificados como “Risco Moderado” e/ou “Risco Alto”.
3.6.5.Elaborar o estudo de materialidade da Entidade.
3.6.6.Desenvolver anualmente o Relatório de Sustentabilidade.
3.6.7.Acompanhar e monitorar a implementação de planos de ação ou medidas corretivas que visem a sanar e/ou minimizar as deficiências relacionadas com a gestão de riscos de sustentabilidade e seus e controles mitigatórios.
3.7.Caberá aos Gestores da Auxiliadora Previdência:
3.7.1.Assegurarem a conformidade legal e regulatória dos processos realizados no departamento que referem-se a sustentabilidade, diversidade e inclusão.
3.7.2.Informarem a gerência da Entidade qualquer irregularidade identificada no decorrer da realização das atividades no departamento.
3.8.Caberá a Todos os Colaboradores da Auxiliadora Previdência:
3.8.1.Lerem o documento em questão.
3.8.2.Compreenderem os procedimentos e orientações dadas/disponibilizadas para incentivo a realização de práticas sustentáveis.
3.8.3.Cumprirem as regras de conduta dispostas no Código de Conduta e Ética da Entidade.
4.PRINCIPAIS CONCEITOS
4.1.CÓDIGO DE CONDUTA – Conjunto de regras para orientar e disciplinar a conduta de um grupo específico de pessoas.
4.2.CONDUTA – Manifestação do comportamento/modo como um indivíduo ou grupo se comporta perante a sociedade, tendo como base as crenças, culturas, valores morais e éticos que seguem.
4.3.ESTRUTURA DE GESTÃO DE RISCOS (EGR) – Conjunto de componentes que fornecem os fundamentos e os arranjos organizacionais para a concepção, implementação, operacionalização, monitoramento, análise crítica e melhoria contínua da gestão de riscos através de toda a organização.
4.4.GESTÃO DE RISCOS – Processos e procedimentos empregados de forma coordenada para identificar, avaliar, mensurar, tratar, monitorar e reportar os riscos da organização, tendo por base a adequada compreensão dos tipos de risco, de suas características e interdependências, das fontes de riscos e de seu potencial impacto sobre o negócio.
4.5.ÓRGÃO DE ADMINISTRAÇÃO – Diretoria.
4.6.RISCOS AMBIENTAIS: Possibilidade de ocorrência de perdas ocasionadas por eventos associados à degradação do meio ambiente, incluindo o uso excessivo de recursos naturais;
4.7.RISCOS CLIMÁTICOS: Em suas vertentes: a) riscos climáticos físicos: possibilidade de ocorrência de perdas ocasionadas por eventos associados a intempéries frequentes e severas ou a alterações ambientais de longo prazo, que possam ser relacionadas a mudanças em padrões climáticos; b) riscos climáticos de transição: possibilidade de ocorrência de perdas ocasionadas por eventos associados ao processo de transição para uma economia de baixo carbono, em que a emissão de gases do efeito estufa é reduzida ou compensada e os mecanismos naturais de captura desses gases são preservados; e c) riscos climáticos de litígio: possibilidade de perdas ocasionadas por sinistros em seguros de responsabilidade ou ações diretas contra a supervisionada, ambos em função de falhas na gestão de riscos climáticos físicos ou de transição;
4.8.RISCOS SOCIAIS: Possibilidade de ocorrência de perdas ocasionadas por eventos associados à violação de direitos e garantias fundamentais ou a atos lesivos a interesse comum
4.9.RISCOS DE SUSTENTABILIDADE: Conjunto dos riscos climáticos, ambientais e sociais.
4.10.SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS (SCI) – Conjunto de componentes que fornecem os fundamentos e os arranjos organizacionais para a concepção, implementação, operacionalização, monitoramento, análise crítica e melhoria contínua dos controles internos através de toda a organização;
4.11.SUSEP – Órgão responsável pelo controle e fiscalização dos mercados de seguro, previdência privada aberta, capitalização e resseguro;
5.POLÍTICA DE SUSTENTABILIDADE
5.1.Princípios e Diretrizes
5.1.1.Princípios Gerais
5.1.1.1.Desenvolver as atividades em conformidade com as diretrizes do órgão regulamentador e demais legislações ambientais e trabalhistas.
5.1.1.2.Investir na capacitação e conscientização dos colaboradores, promovendo a capacitação em relação às questões socioambientais, incentivando a adoção de práticas sustentáveis no ambiente de trabalho e contribuindo para a formação de uma cultura empresarial sustentável.
5.1.1.3.Divulgar os produtos sempre de forma clara, transparente e ética aos clientes e possíveis clientes.
5.1.1.4.Realizar diligências antes da concretização de qualquer fechamento de contrato.
5.1.1.5.Realizar periodicamente análises referentes ao mapeamento, gestão e monitoramento de riscos socioambientais, identificando e avaliando os riscos para adotar medidas para minimizá-los.
5.1.1.6.Dispor de uma governança corporativa robusta e transparente, que busca continuamente melhorar o desempenho de atividades nos referidos aspectos deste tópico: aspectos ambientais, sociais e climáticos.
5.1.1.7.Desenvolver um estudo de materialidade para identificar, avaliar e classificar, por níveis de materialidade, os riscos de sustentabilidade que a Entidade se encontra exposta.
5.1.2.Risco Ambiental
5.1.2.1.Monitorar continuamente os impactos socioambientais nas operações e atividades realizadas internamente.
5.1.2.2.Gerenciar todos os descartes de resíduos objetivando reduzir o impacto negativo no meio ambiente.
5.1.3.Risco Climático
5.1.3.1.Revisar e monitorar anualmente os riscos relacionados ás mudanças climáticas, quando identificados.
5.1.3.2.Incentivar através de diversos meios de comunicação informativos e práticas para diminuição da emissão de gás carbônico.
5.1.4.Risco Social
5.1.4.1.Assumir a responsabilidade pelos impactos sociais e ambientais existentes no ambiente interno.
5.1.4.2.Incentivar os colaboradores a adotarem práticas sustentáveis em suas atividades.
5.1.4.3.Adotar práticas éticas e regras de conduta, objetivando melhorar a transparência e a integridade perante aos colaboradores e partes interessadas.
5.1.4.4.Cuidar da saúde mental e mental dos colaboradores.
5.1.4.5.Zelar pela segurança dos colaboradores e clientes que frequentam a Aux.
6.MEDIDAS DE INCENTIVO
6.1.Ambientais
6.1.1.Consumo Sustentável
6.1.1.1.Realizamos continuamente a capacitação e divulgação de práticas de uso consciente de água, energia e matérias primas aos nossos colaboradores.
6.1.1.2.Adotamos diversas práticas sustentáveis, como a utilização de canecas, garrafinhas e demais materiais sólidos, objetivando reduzir o consumo de plásticos e descartáveis dentro da Entidade.
6.1.1.3.Estimulados a utilização de documentos digitais/digitalizados nos processos e atividades realizadas no ambiente interno.
6.1.1.4.Incentivamos frequentemente o reaproveitamento de folhas de papel em casos de impressão/utilização de rascunhos.
6.1.2.Descarte de Resíduos e Materiais Eletrônicos de forma consciente
6.1.2.1.Realizamos o descarte de materiais eletrônicos separadamente dos demais materiais/resíduos.
6.2.Climáticos
6.2.1.Realizamos continuamente a capacitação e divulgação de práticas de uso consciente de água, energia e matérias primas aos nossos colaboradores.
6.3.Sociais
6.3.1.Incentivo a práticas de melhoria da qualidade de vida
6.3.1.1.Adotamos práticas para melhoria da qualidade de vida dos colaboradores:
6.3.1.1.1.Facultamos o formato híbrido de trabalho.
6.3.1.1.2.Disponibilizamos um ambiente adequado de trabalho, com boa ventilação, iluminação adequada, cadeiras ergonômicas além de outras medidas de segurança e saúde no trabalho.
6.3.1.1.3.Promovemos internamente uma cultura organizacional positiva, com valores, regras de conduta e comunicação transparente.
6.3.1.1.4.Oferecemos continuamente oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento profissional nos programas internos da Entidade.
6.3.2.Diversidade
6.3.2.1.Promovemos a diversidade e inclusão em todas as nossas operações e atividades realizadas no ambiente interno, garantindo a igualdade de oportunidades e respeitando as diferenças de gênero, raça, orientação sexual e afins.
6.3.2.2.Disseminamos frequentemente através de postagens, ações, normatizações, treinamentos e outras ferramentas a importância da referida temática e os impactos positivos da cultura de inclusão em nossa Entidade.
7.RELATÓRIO DE SUSTENTABILIDADE
7.1.Desenvolvemos anualmente um relatório de sustentabilidade abrangendo as ações realizadas referentes à temática durante o ano, e se houver, os resultados obtidos no semestre anterior e os esperados para o atual;
7.2.Consideramos os aspectos mais relevantes relativos à gestão dos riscos de sustentabilidade e os principais riscos identificados, objetivando mitiga-los e reduzir os impactos de uma possível materialização desses eventos.
7.3.Pontuamos também sobre as atividades e processos realizadas dentro da Entidade objetivando identificar aspectos de melhoria, falhas, oportunidades e gargalos existentes.
7.4.Desenvolvemos o relatório com data base de 31 de dezembro de cada ano e divulgamos em nosso site até o dia 30 de abril de cada exercício, para acesso do publico externo.
8.DOCUMENTO REFERÊNCIA
Este documento foi desenvolvido especificamente para atendimento a Circular Susep nº 666 de 27 de Junho de 2022.
9.DIVULGAÇÃO E DISPOSIÇÕES FINAIS
9.1.Este Manual Interno deverá ser disponibilizado ao público externo no site da Entidade.
9.2.O referido documento entrará em vigor em 01 de Abril de 2023, e deverá ser reavaliado a cada três anos ou sempre que houver necessidade.